Proceso de certificación

Solicitud de certificación

Una organización que desea certificarse en un sistema de gestión específico, debe cumplir los requisitos generales, específicos y complementarios que se encuentran establecidos en la norma de sistema de gestión en la que desea su certificación.

Para solicitar el servicio, la organización se puede contactar con nuestra área comercial a través del correo comercial@iqcperu.net , al teléfono +51 923 980 697 o a través de nuestra página web en la sección de CONTÁCTENOS. Allí le entregarán un formulario de solicitud para poder elaborar la propuesta del servicio de certificación. Puede que le realicen consultas adicionales para ajustar la propuesta a sus requerimientos.

Revisión de solicitud

La solicitud presentada se revisa para garantizar la idoneidad de la información, para preparar la propuesta acorde a sus requerimientos y la posterior prestación de servicios de certificación. IQC Perú determina la capacidad y competencia necesaria para realizar la certificación considerando la norma, el alcance y la acreditación.

Propuesta y Contrato

Se presentará la propuesta comercial al cliente por el servicio de certificación, la cual incluye la evaluación inicial y 2 auditorías de seguimiento durante el período de 3 años, junto con el acuerdo de certificación y las condiciones para la certificación, el número de días de auditoría necesarios para cada etapa del proceso de auditoría, los cargos profesionales asociados y otros detalles relacionados al mismo.

Al aceptar los términos y condiciones establecidos en la propuesta y las condiciones para la certificación, se firma un acuerdo a través de un contrato de certificación con el Cliente, procediendo a programar las fechas de ejecución del servicio.

Evaluación inicial de certificación

La evaluación de certificación inicial se realiza para evaluar el sistema de gestión implementado y la madurez de dicho sistema, para emitir el certificado de cumplimiento. La evaluación inicial se realiza en dos etapas:

Auditoría Fase I: realizada para evaluar la planificación del sistema de gestión, validar la información proporcionada por cliente para la certificación; así como la logística y planificación requerida para la evaluación de la Fase II. En esta etapa pueden encontrarse desviaciones, las cuales deben ser resueltas para realizar la Fase II.

Auditoría Fase II: realizada para evaluar la implementación efectiva del Sistema de Gestión, mediante entrevistas al personal acerca de las políticas, procesos, actividades, documentos y controles implementados para cumplir con la norma a certificar. De esta evaluación se determinan hallazgos de cumplimiento si la implementación fue correcta, o hallazgos de no cumplimiento los cuales deben ser resueltos por la organización para lograr su certificación.

Revisión de evaluación y emisión del certificado

Los reportes de la auditoría serán revisados por el comité de certificación. La imparcialidad se mantendrá durante tales revisiones y, de ser necesario, se solicitarán aclaraciones de los informes.

Una vez aprobado, se emitirá el certificado de cumplimiento válido por 3 años a partir de la fecha de aprobación del comité de decisión de certificación. Se entrega el manual de uso del logo y marca, para garantizar el uso adecuado por parte de la organización, de la marca de IQC Perú.

Auditoria de seguimiento

Se realizarán dos auditorías de seguimiento, la primera antes del año de la certificación y la segunda antes del año de la primera auditoría de seguimiento, para evaluar el mantenimiento del Sistema de Gestión, el cumplimiento de las acciones correctivas y mejoras planificadas, y el uso adecuado de la certificación.

En cada visita se revisará solo el 30% del total de la muestra inicial, pudiéndose levantar nuevos hallazgos de no cumplimiento en estas visitas.

Paso 1: Para coordinar estas auditorías, IQC Perú se pondrá en contacto con el representante del cliente con el propósito de establecer la fecha de ejecución de la auditoría, las coordinaciones logísticas y los posibles cambios que el cliente haya realizado durante el ciclo de certificación.

Paso 2: Con la fecha acordada, se procede a ejecutar la auditoría de seguimiento según lo establecido en el programa de auditoría. En esta auditoría se confirma la continuidad del sistema de gestión, la atención a posibles no conformidades identificadas en auditorías anteriores y la mejora del sistema de gestión certificado.

Paso 3: Concluida la auditoría, se emitirá el informe correspondiente, incluyendo los resultados de la auditoría y la decisión de mantener la certificación.

Auditoría de renovación de la certificación (recertificación)

La certificación termina al cumplirse un año de la segunda auditoría de seguimiento, por lo que, si la organización quiere continuar con su certificación, se debe realizar una Auditoría de Renovación de la Certificación dos meses antes de la culminación del período de valides del certificado, para mantener la continuidad de su vigencia.

Esto conlleva a realizar un nuevo contrato por otro ciclo de tres años, sin embargo, la fecha de inicio de vigencia del certificado seguirá siendo la fecha de la certificación inicial.

Esta auditoría se debe realizar al 100% de los procesos que son parte del sistema de gestión implementado y tendrá una duración similar a la auditoría de fase 2 del proceso de certificación inicial.

Paso 1: Para coordinar esta auditoría el representante comercial de IQC Perú se pondrá en contacto con el cliente a fin de establecer la fecha de ejecución de la auditoría, las coordinaciones logísticas y los posibles cambios que el cliente haya realizado durante el ciclo de certificación.

Paso 2: Con la fecha acordada, se procede a ejecutar la auditoría de renovación de la certificación según lo establecido en el nuevo programa de auditoría. En esta auditoría se confirma la continuidad del sistema de gestión, la atención a posibles no conformidades identificadas en auditorías anteriores y la mejora del sistema de gestión certificado.

Paso 3: Concluida la auditoría, se emitirá el informe correspondiente, incluyendo los resultados de la auditoría y la decisión de mantener la certificación.

Paso 4: Con los resultados del informe, se emitirá un nuevo certificado para el sistema de gestión del cliente, el cual indicará la fecha de certificación inicial, fecha de renovación y la nueva fecha límite de certificación.

Auditorías Especiales

Las auditorías especiales no son parte del ciclo regular de certificación, sin embargo, se pueden llevar a cabo estas auditorías a solicitud del cliente o por requerimiento de IQC Perú. Estas pueden ser:

Auditoría de ampliación de alcance

Durante la vigencia de la certificación, el cliente puede solicitar la ampliación del alcance de su certificado, incluyendo nuevas sedes, procesos o sistemas de gestión.

Como la ampliación del alcance no está establecida en el ciclo regular de certificación, esta ampliación será

Para solicitar la ampliación del alcance:

Paso 1: El cliente debe enviar a IQC Perú una solicitud donde describa con detalle el alcance de la ampliación que solicita

Paso 2: IQC Perú realizará la revisión de la solicitud y determina cualquier actividad de auditoría adicional necesaria para decidir si se otorga o no la ampliación.

Paso 3: Realizar la auditoría en la fecha acordada con el cliente. En está auditoría solo se revisarán los aspectos nuevos y aquellos que, por el contenido de la solicitud, hayan sufrido alguna modificación.

Paso 4: Una vez cumplidas las actividades de auditoría, siendo positiva la recomendación, IQC Perú emitirá un nuevo certificado con el alcance ampliado, manteniéndose la fecha de su certificación inicial.

Nota: La ampliación del alcance, puede hacerse también como parte de una auditoría de seguimiento.

Auditoría con notificación a corto plazo

IQC Perú puede tener que realizar auditorías, a clientes certificados, bajo la forma de visitas “notificadas a corto plazo” o “sin anunciar”, con el fin de investigar quejas, en respuesta a cambios, o como seguimiento de clientes cuya certificación se encuentre suspendida.

En estos casos IQC Perú puede, con antelación, describir y poner en conocimiento del cliente certificado las condiciones (fecha, duración, equipo auditor) en que se va a llevar a cabo esta auditoría.

Paso 1: IQC Perú solicita al cliente la información respecto al asunto que va a investigar e indica la fecha en que se revisará dicha información.

Paso 2: El cliente remite a IQC Perú la información solicitada y los descargos que considere conveniente.

Paso 3: IQC Perú evaluará la información presentada. En caso se requiera, se podrá realizar una visita a las instalaciones del cliente para confirmar la evidencia presentada y revisar situaciones similares que podrían estar ocurriendo.

Paso 4: A partir de la información recabada, se emitirá un informe al cliente con los resultados de la Auditoría. Pudiendo desestimar la queja, abrir no conformidades para resolver la queja o suspender la certificación de ser necesario.